REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE

I august afholdte bestyrelsen i Ejerforeningen Holmbladsgade 22 og Ålandsgade 1- 17 bestyrelsesmøde. Til stede var:

Kristoffer Miles (formand)
Bjarne Kristensen
Brian M.
Anders Schliemann
Emilie Lyngsaae Nielsen (referent)

Opfølgning efter foreningens generalforsamling:

GÃ¥rdlauget
Kristoffer fortalte, at generalforsamlingen i gårdlauget var blevet afholdt. Under generalforsamlingen var der rejst den følgende punkter: 1) Valdals administration af gårdlauget havde været mangelfuld over de seneste år. 2) Administrationsaftalen med Valdal var for dyr. Gårdlauget appellerede derfor Valdal til at komme med et billigere administrationstilbud. Valdal ville vende tilbage omkring dette.
Kristoffer informerede bestyrelsen om, at der i gårdlaget nu var en opsparing på op mod 450.000 kr. I gårdlauget havde der været enighed om at tilbagebetale en del af opsparingen til de medvirkende ejerforeninger. Dette skulle diskuteres nærmere i gårdlauget.
I bestyrelsen blev det besluttet, at man ville arbejde for at 1/3 (evt. mindre afhængigt at beløbets størrelse) skulle blive i gårdlauget, mens det resterende beløb skulle trækkes tilbage til ejerforeningerne. Det blev besluttet, at en potentiel tilbagebetaling skulle øremærkes den kommende renovering af facaden mod Ålandsgade og Holmbladsgade i ejerforeningen.

Økonomistyring
I bestyrelsen var der enighed om, at det var en topprioritet at få forbedret foreningens økonomistyringsprocedurer som diskuteret på generalforsamlingen.

Ejerforeningens kontaktperson i Valdal var blevet sygemeldt, og derfor var bestyrelsen bekymrede for, hvornår de nye procedurer for økonomistyring samt viceværtens kontrakt ville blive udfærdiget og implementeret. Det blev besluttet, at Kristoffer skulle ringe til Valdal og rykke på dette. Bestyrelsen håbede, at et møde mellem Valdals byggesagkyndige, Valdals administration, samt ejerforeningens vicevært og bestyrelsen kunne afholdes ultimo august. Dette er nu rykket til 22. september. Mødet skal fungere som startskuddet i implementeringen af nye økonomistyringsprocedurer.
I bestyrelsen var der enighed om, at viceværtens kontrakt skulle revideres, således at den kom til at indeholde klare retningslinjer for økonomistyring samt en klar arbejdsbeskrivelse.
Bestyrelsen ytrede utilfredshed med Valdals IT system til godkendelse af fakturaer. Bestyrelsen ville (igen) drøfte med Valdal hvorvidt det var muligt at oprette en oversigt over fakturaer der var betalt og fakturaer der manglede godkendelse.

Altaner
Bestyrelsen opfordrer medlemmer i ejerforeningen, der ønsker en altan, til at lave en altanstyregruppe. Interesserede skal skrive en mail til Emilie, der skal være styregruppens kontaktperson i bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede desuden, at en styregruppe kun ville blive oprettet, hvis minimum 4 medlemmer ønskede at deltage.

Byggeriet
Brian fortalte at hans lejlighed var ramt af en række skader som følge af byggeriet. Bestyrelsen besluttede, at Brian skulle være tovholder for dialogen mellem Domea og ejerforeningen i spørgsmål om udbedring af skader i ejendommen.
Da flere andre beboere er ramt af sprækker mv., besluttede bestyrelsen, at Kristoffer skulle lave et opslag på foreningens facebookside, der opfordrede medlemmer til at tage kontakt til bestyrelsen, hvis deres lejlighed havde taget skade som følge af byggeriet.

Vedtægtsændringer og gennemgang af administrationsaftale:
Bestyrelsen diskuterede kort de kommende vedtægtsændringer.

Eventuelt:
4.1. Fælles arbejdsdage
Bestyrelsen diskuterede hvorvidt der skulle etableres fælles arbejdsdage i ejerforeningen. Generelt var bestyrelsen positivt stemt over for dette forslag. Det skulle drøftes igen ved næste ordinære bestyrelsesmøde.

4.2. GÃ¥rdhaven
Bjarne fortalte, at gårdhaven ikke havde været velholdt denne sommer særligt ift bedene. Det blev besluttet, at Kristoffer ville vende denne kritik med Morten.
Emilie fortalte at lyset i cykelskuret ikke havde virket det sidste halve år. Morten skulle kigge på dette.

4.3. Brug af kælderen
Det blev drøftet hvorvidt opbevaringsrum kan etableres i kælderen. I bestyrelsen er der enighed om, at dette var en god ide, men kun hvis det ikke havde en negativ indvirkning på fugtniveauet i kælderen, som tidligere har været ramt af skader. Det blev besluttet, at Valdals byggesagkyndige skulle vurdere dette forslag ved den kommende gennemgang af bygningen.
Bestyrelsen ville derfor diskutere dette forslag igen ved næste bestyrelsesmøde.

4.4. Vaskekældre
Bestyrelsen drøftede vaskekældrene i ejerforeningen. Det blev besluttet, at Kristoffer skulle tjekke op på vandregninger i forhold til vaskekælderen, og at Emilie skulle kontakte den ansvarlige for vaskekælderen i nr. 7, hvis der viste sig at være nogle problemer med vandregningen.

4.5. Utætheder i taget
Flere ejere havde bemærket utætheder i taget ned mod Holmbladsgade og i starten af Ålandsgade. Viceværten havde over sommeren lappet disse, men bestyrelsen var opmærksom på, at der inden for en overskuelig fremtid skal lægges plan for ny tagpap i denne ende af ejendommen.